Een succesvol evenement organiseren betekent veel ballen tegelijk in de lucht houden. Klantenwerving, offertes, verhuur, planning, registratie, ticketverkoop, facturatie, nazorg, waarbij alles soepel op elkaar aan moet sluiten. In de praktijk werken veel organisaties nog met losse tools: een aparte website, CRM, Excel, en een aparte tool voor tickets of facturatie.
Het resultaat hiervan? Bedrijven eindigen met informatie in verschillende systemen, veel handmatig werk en een gebrek aan overzicht.
Odoo biedt een oplossing die de hele klantreis in één geïntegreerd systeem samenbrengt — van de eerste websitebezoeker tot de laatste tevreden deelnemer. Ben je benieuwd hoe zoiets eruit kan zien? We nemen je hieronder mee in deze klantreis.
De eerste indruk: website & online afspraken
Het begint bij de klant die jouw bedrijf vindt via de Odoo Website-app. Je bouwt en beheert eenvoudig een professionele website, volledig geïntegreerd met alle andere onderdelen van je bedrijf. Hierop toon je jouw diensten, portfolio en evenementenagenda.
Dankzij Odoo Afspraken app kan een klant zelf direct online een kennismakingsgesprek inplannen, zonder mailtjes of telefoontjes. Deze afspraak wordt automatisch gekoppeld aan je agenda én aan een nieuw record in het CRM.
Het grote voordeel hiervan is dat klanten meteen actie kunnen ondernemen, terwijl jij geen tijd verliest aan handmatige planning.
Van lead tot deal: CRM & Sales
Zodra de klant contact heeft opgenomen, komt hij als lead in Odoo CRM terecht. Hier zie je in één oogopslag alle communicatie, afspraken en notities. Vanuit het CRM maak je met één klik een offerte aan in de Verkoop-app.
Op die offerte kun je:
- Diensten verkopen (bijvoorbeeld locatiehuur of catering),
- Producten aanbieden (zoals promotiemateriaal of decoratie),
- Producten verhuren uit je eigen voorraad (denk aan licht, geluid of meubilair).
Heb je een offerte klaar? Of zijn er nog aanvullende afspraken tussen de klant en jullie? Dan kan de klant deze direct digitaal ondertekenen via Odoo Sign: Snel, veilig en zonder papierwerk.
Het voordeel is hier dat de hele verkoopflow, van lead tot ondertekende offerte, soepel verloopt binnen één systeem.
Projectmanagement: van offerte naar uitvoering
Na het bevestigen van de verkooporder wordt automatisch een Project aangemaakt.
Hier beheer je:
- De planning van het evenement
- Toegewezen medewerkers of partners
- Openstaande taken en deadlines
- Alle klantcommunicatie
Zo houd je overzicht op wat er moet gebeuren, wie wat doet en of alles volgens schema verloopt. Het voordeel is hier dat we niet meer werken met losse to-do-lijsten. We centraliseren alle informatie per klant of evenement, waardoor het overzicht behouden gemakkelijk blijft.
Het evenement zelf: registratie & ticketverkoop
Als het evenement plaatsvindt, beheer je dit eenvoudig via de Odoo Events-app.
- Maak een event aan met datum, locatie en programma.
- Bied verschillende tickettypen aan (gratis of betaald).
- Houd registraties en betalingen rechtstreeks bij in Odoo.
De koppeling met de website zorgt ervoor dat bezoekers direct online kaarten kunnen kopen — volledig geïntegreerd met de verkoop- en boekhoudmodules. Hier is het voordeel dat we alle ticketverkoop, registratie en facturatie automatisch laten verlopen binnen één systeem. Dit zorgt voor een foutloos proces voor de klant en voor jullie.
Facturatie & boekhouding: alles klopt
Na afloop van het evenement worden alle kosten en verkopen automatisch verwerkt in Odoo Boekhouding.
Facturen worden automatisch gegenereerd vanuit verkooporders of tickets.- Inkoopkosten voor leveranciers en materialen zijn direct gekoppeld aan het project.
- Je ziet realtime winstgevendheid per evenement.
- Je koppelt je bank om betalingen direct af te letteren met facturen
Hiermee ontzorg je jezelf voor financiële stress. Je maakt rapportages zonder handmatig rekenwerk of dubbele invoer, en het bijhouden van openstaande betalingen is heel eenvoudig.
Nazorg en feedback: leren en verbeteren
Een sterk evenement eindigt niet bij de laatste deelnemer, het is belangrijk om achteraf dit nog op te volgen. Met Odoo Enquêtes stuur je eenvoudig een enquête naar klanten of bezoekers om feedback te verzamelen. Op deze manier kun je leren van je werk en het verbeteren voor de volgende editie. Het voordeel is dat je inzicht krijgt in klanttevredenheid en verbeterpunten, zonder externe tools.
De kracht van één platform
Wat Odoo onderscheidt, is de naadloze samenwerking tussen alle apps:
- Website en Afspraken zorgen voor een vloeiende instroom van klanten.
- CRM, Verkoop en Sign versnellen het commerciële proces.
- Project, Voorraad en Evenementen houden uitvoering en organisatie strak onder controle.
- Boekhouding en Enquêtes zorgen voor een sluitende administratie en waardevolle feedback.
Elke stap in de klantreis is verbonden doordat we gebruik maken van één tool. Dus, geen losse pakketten, geen dubbele data, geen chaos. Oftewel, voor bedrijven in de evenementenbranche die op zoek zijn naar overzicht, efficiëntie en professionaliteit, biedt Odoo de perfecte oplossing. Van website tot ticketverkoop, van verhuur tot facturatie, alles werkt samen in één platform.
Wil je weten hoe jouw evenementenbedrijf Odoo kan inzetten om tijd te besparen en beter samen te werken? Neem contact op voor een vrijblijvende demo of adviesgesprek.